Während meines Vergleichs zwischen Taskpaper, Notational Velocity (NV) und Wunderlist tauchte irgendwann die Frage auf, wie wichtig es ist, in einem Produktivitätsprogramm einen Kalender zur Verfügung zu haben.
Zur Erinnerung: Wunderlist bietet einen solchen Kalender; mit Ihm nutzt man komfortabel die Aufteilung «heute», «morgen», «in den nächsten sieben Tagen», «später» oder «ohne Datum».
Taskpaper hat seinen @today-Tag und ich habe mir mit Textexpander ein Snippet gebastelt mit dem ich Datum und Uhrzeit schnell und einfach einfügen kann. Dies ist dann auch in NV verfügbar. Das war es dann auch.

Aber wie wichtig ist der Kalender? Folgt man David Allen, ist die Bedeutung eher untergeordnet: GTD betrachtet alle Aufgaben als gleich wichtig, eine Priorisierung erfolgt nicht nach Datum oder nach Dringlichkeit, sondern wird intuitiv der jeweiligen Situation angemessen vorgenommen.
Entscheidend ist dabei im Einzelfall, wie hoch der Anteil von Aufgaben ist, die zu einem fixen Zeitpunkt beendet sein müssen – Messetermine, Redaktions-Deadlines und ähnliches.

Kalenderfunktion in Wunderlist

Ich habe in Wunderlist also meine Aufgaben brav mit den gewünschten Enddatum versehen und hatte eine wundervolle Übersicht, was heute, morgen usf. erledigt sein sollte. Dann passierte das, was einer der größten Frustbringer bei Produktivitätsprogrammen ist: Ein Termin nach dem anderen wurde überfällig; man schiebt ihn erst um einen, dann um einen weiteren Tag. Schließlich betrachtet man die Aufgabe nochmals genau und entscheidet: Reicht nächste Woche auch noch! Vorher hat sich aber schon eine unangenehm hohe Welle von unerledigten, überfälligen Aufgaben aufgestaut und der Aufwand sie von einem zum nächsten Termin zu verschieben lähmt die Arbeit insgesamt.

Abhilfe könnte eine Terminfunktion schaffen, die die Aufgabe immer auf dem aktuellen Datum hält ohne Sie «überfällig» zu stellen, wenn ein bestimmtes Datum erreicht ist – verwunderlich (Achtung: Wortspiel), dass darauf noch niemand gekommen ist.

Kalenderfunktion in Taskpaper «handmade»

Ausgehend von diesem Gedanken habe ich in Taskpaper für meine ToDo-Liste folgende Struktur aufgebaut:

Sortiert nach Tags

Hier sortiere ich alle gängigen To-Dos ein und nach einer Woche in Benutzung finde ich: Es funktioniert gut: Ich sehe immer, was heute ansteht. Was erledigt ist streiche ich weg (gutes Gefühl) und was ich noch machen muss, steht morgen gleich wieder auf dem heutigen Datum ohne das ich groß etwas ändern muss (nochmals: gutes Gefühl). Termine und Deadlines bekommen einen zusätzlichen «@doday-tag» und landen erst einmal in «Termine fix:». Alle Aufgaben sind noch zusätzlich getaggt, so dass ich auch Projekte auf diese Weise verwalten kann (habe ich aber noch nicht getestet).
Theoretisch ließe sich so auch in NV arbeiten. Bei Taskpaper ist aber der Vorteil, dass durch die Hierachierung und die Verküpfung zwischen Projekt und Task über Tags generierte Abfragen ein sehr übersichtliches Bild ergeben. (z.B. alle anstehenden Aufgaben @office inklusive der Projekt-Zuordnung «heute», «nächsten Monat» u.s.f.)

Grenzen des Systems

Diese Methode spricht nun nicht gegen die Kalender, wie sie in Wunderlist oder auch Things genutzt werden. Eher im Gegenteil: Je umfangreicher die To-Dos werden, umso unübersichtlicher ist die beschriebene Methode. Und sobald ich mehrere Listen führen muss – z.B. für unterschiedliche Tätigkeitsfelder und Projekte – stoße ich rasch an Grenzen. Der beschriebene Terminierer in der Kalenderfunktion «immer heute bis Aufgabe erledigt» stellt für mich eine ideale Kombination dar: Die jeweilige Aufgabe steht immer auf «heute» ohne überfällig zu werden – bis zum doday.

Welche Erfahrungen habt Ihr mit Kalendern gemacht? Gibt es andere sinnvolle «Workarounds» z.B. mit Markdown (NValt)?